Спонсоры детских мероприятий. Что предложить спонсорам
Руководству и владельцам ивент-компаний не стоит забывать: мероприятия – это ваш продукт, а спонсоры – ваши клиенты. Спонсоры не приходят просто так, их нужно убедить «купить» ваш продукт.
Удивительно, однако большинство организаторов мероприятий оказываются плохо подготовленными к общению со спонсорами, и в особенности, когда дело доходит до подписания контракта.
Игнорирование вопроса о приобретении стратегического спонсора для конного спорта, что не является простым делом, спонсорство также может проходить на местном уровне, как в качестве спонсоров гонщиков, так и событий. Естественно, получение спонсора, независимо от того, какой масштаб, сложно в периоды экономического кризиса. Понимание сути спонсорства даст вам преимущество потенциальных спонсоров.
Правовая основа и суть спонсорского соглашения. Спонсорское соглашение не регулируется никаким законом. Кроме того, согласно ст. 750 Гражданского кодекса для обслуживания контрактов, которые не регулируются другими нормами, соответственно, положениями распоряжения. Мы будем применять соответственно к спонсорским соглашениям, применимым к контрактным контрактам.
После проведенного анализа сотен мероприятий, были выделены 5 основных ошибок, которых можно было легко избежать.
Первый контакт. Ошибка: «Вот мое мероприятие, дайте мне денег!»
Вот скажите мне честно, если бы вы получили подобное сообщение: «Мы хотим организовать для вас это мероприятие, и нам нужно 5 тысяч долларов», – стали бы вы на него отвечать?
При спонсорстве в юридическом смысле мы имеем в виду финансовый актив, выраженный в денежных средствах, вещах или услугах, сделанных определенным хозяйствующим субъектом, выбранному физическому лицу, организации, учреждению или другой правовой структуре для выполнения действий, указанных в спонсорском соглашении, консолидировать или повысить репутацию этой организации, повысить ее популярность в данной социальной среде и повысить ее прибыльность.
Поэтому спонсорское и спонсорское сотрудничество основано на контракте, в котором спонсор обязуется спонсировать самые спонсируемые деньги, а в свою очередь, спонсорам, короче, спонсировать и спонсировать спонсора. Спонсорство не является пожертвованием, и его следует помнить, потому что оно имеет конкретные налоговые последствия. Суть пожертвования заключается в том, что донор жертвует деньги или вещи бесплатно донору, не получая ничего взамен. Факт спонсорства заключается в том, что в обмен на спонсорские услуги спонсор предоставляет рекламные услуги.
Не имеет значение, посредством чего организатор общается со спонсорами, первое впечатление – самое главное. Поэтому первым шагом для привлечения внимания спонсоров является тщательно подготовленная презентация. А если пренебречь этой важной подготовительной частью, мероприятие может так никогда и не осуществиться.
Если вы направляете потенциальному спонсору обычное бумажное письмо, то постарайтесь персонализировать конверт, подпишите адрес вручную и, если возможно, укажите конкретное имя получателя. Подумайте, что еще сможет привлечь внимание спонсора к вашему мероприятию.
Короче говоря, спонсор для вашей выгоды получает определенную выгоду от спонсора, который называется эквивалентом преимуществ. Это первый и самый важный аргумент в пользу этой формы финансирования спорта. Спонсорство - это косвенная, долгосрочная реклама, достигающая определенной аудитории. От традиционной рекламы разница заключается в том, что целью спонсорства является прежде всего создание положительного имиджа компании и ее распространение, а прямая реклама в основном используется для интереса к определенному продукту и его продаже.
Брошюра, содержащая всю необходимую информацию, также важна, как и контактные данные.
В этом плане электронное письмо не сильно отличается от бумажного: избегайте массовых рассылок и непонятных адресов отправителя. Если планируемое мероприятие не имеет собственного домена в сети, то, по крайней мере, создайте для него отдельный адрес электронной почты, непосредственно связанный с названием события.
Спонсоры спонсируются и спонсируются. Спонсором может быть любое юридическое лицо, но чаще всего они будут предпринимателями. Спонсоры могут быть либо физическим лицом, либо конкурентом, либо спортивным клубом, выступающим в качестве ассоциации или фонда. Тот факт, что клуб управляет бизнесом, даже в форме капитальной компании, не исключает его участия в качестве спонсора.
Уже 250 лет назад швейцарец, Орасио-Бенедикт де Соссюр, назначил денежный приз, чтобы первым достичь вершины Монблана. Премия была получена более четверти века спустя. В настоящее время путешественники и альпинисты могут только мечтать о том, чтобы быть заплаченными за вход на вершину. Мы живем в эпоху кризиса, завоевателей много, и желание финансировать их приключения не приходит. Все больше и больше из нас путешествуют по миру или достигают самых высоких гор в мире. Возможность поддержать не только тех, кто имеет необычную идею, но и может ее хорошо продать.
Если для рассылки вы используете готовые базы данных спонсоров из интернета, то убедитесь, что для получателя актуальны профиль и место проведения события. Проверьте, корректно ли отображается веб-страница мероприятия в различных браузерах.
Название. Ошибка: «Мисс Россия»
Одна из самых больших ошибок – использовать для своего мероприятия хорошо известные названия других, более крупных событий. Это не только введет людей в заблуждение, но и может создать юридические трудности. Например, если вы решили провести небольшой конкурс красоты, не стоит называть его «Мисс Россия». Большинство пришедших на него спонсоров решат, что вы их обманули и попросту украли их время. Это негативно скажется на вашей дальнейшей репутации.
Если вы прочтете эти слова, вы, вероятно, однажды не подумали: «А, может быть, найти спонсора?» Правильно - легко сказать. Вам нужен смысл, немного удачи, и если вы можете, это отношения. Альтернатива - богатый дядя, живущий в налоговой гавани, но это редкое явление.
Кстати, если у кого-то был такой дядя и он не знал, как ему управлять, позвольте ему отправить подшипники! Мне казалось, что мой бывший работодатель, один из туристических магазинов в Варшаве, поддержит меня, но ничего не вышло. При подготовке нашей поездки по Азии мы также стремились найти спонсора. Как это ни парадоксально, первая попытка. Мы также писали десяткам компаний из индустрии путешествий и оптовиков - на этот раз безрезультатно. Поиск спонсора шаг за шагом.
Название мероприятия должно четко соответствовать происходящему. Или же оно должно быть настолько оригинальным, чтобы человек, увидевший его, заинтересовался, захотел прийти и узнать: «что же это такое?» Однако не стоить перебарщивать с оригинальностью.
Описание. Ошибка: «Большой концерт в развлекательном центре»
Большинство организаторов не могут четко в двух словах описать свое мероприятие. А без хорошего описания достаточно сложно привлечь внимание спонсоров. Выделите время и составьте список особенностей вашего события. Будьте кратким. Предоставьте всю необходимую информацию, такую как место проведения, целевая аудитория и т.д. В описании ежегодного события также можно вкратце упомянуть о предыдущих.
Настройте список аппаратных средств - посмотрите, что у вас есть или у вас есть, сделайте список недостающих. Отметьте необходимые вещи, без которых ваше приключение может потерпеть неудачу. Ищите спонсора, начинайте с них - не тратьте время на то, чтобы просить вещи, которые являются крутыми гаджетами, - сосредоточьтесь на том, что нужно. Вы продемонстрируете свой профессионализм и сбережете много энергии для себя и тех, кто читает ваши письма. Только когда вы предоставляете свою экспедицию, что необходимо, начните думать о пустяках.
На этом этапе подумайте о том, что вы попросите потенциального спонсора и что вы можете просто купить. Не имеет смысла работать с компанией, которая дает вам, например, пару сандалий стоимостью 30 долларов. Ваша прибыль от такой транзакции будет незначительной, и вам придется соблюдать соглашение о спонсорстве, импортировать фотографии, работать усердно и т.д. лучше иметь одного спонсора, который предоставит вам оборудование на 500 злотых, чем пять, чтобы дать снова - уважайте свое время и Составьте список компаний - ознакомьтесь с рынком и перечислите компании, которые могут помочь вам, производителям, дистрибьюторам, магазинам, аренде и т.д. ознакомьтесь с отзывами на этом форуме.
Оптимальным описанием будет текст, объем которого не превышает 100 слов. Всего лишь бросив на него взгляд, спонсор должен получить интересующую его информацию.
Конечно же, далеко не каждый ивент-организатор является превосходным писателем. Но в любом случае, можно найти человека, обладающего подобными талантами, и поручить это дело ему.
Проверьте, были ли они спонсорами какой-либо экспедиции - если это так, это может означать, что компания открыта для сотрудничества. - Составьте список людей, с которыми вы свяжетесь с каждой компанией. В случае необходимости, найдите в Интернете, позвоните и определите лицо, ответственное за спонсорство. Получите свое имя, адрес электронной почты и телефон. - Подготовьте письмо-предложение. Это информация, которую интересует человек. Не имеет смысла отправлять всю информацию в теле письма, потому что это может препятствовать чтению. - Доставка - Ваше письмо готово?
Спонсорский пакет. Ошибка: «Нам нужно всего примерно около $500»
Не каждый организатор хорошо представляет себе концепцию спонсорских пакетов. И это очень плохо! Часто бывает так, что организовав очень многообещающее мероприятие, его создатели теряются, когда дело доходит до сбора денежных средств. Они просто не представляют, сколько денег им нужно, и что они могут предложить за это спонсорам.
Проверяйте 3 раза, если ошибок нет, и если, отправив свой запрос следующему лицу подряд, вы не вложили в него имя человека из другой компании. - И готово! - Ждите терпеливо, нажав кнопку «Отправить»! Человек, которого вы пишете, может находиться в перекрестках или иметь дело с вещами. Если нет ответа на неделю или два, позвоните и вежливо спросите, прибыло ли письмо. Если вы так запросите ответ. - Успех! - Если вы получили положительный ответ, вы можете поздравить себя. Благодарим вас и подробно расскажем о вашем сотрудничестве.
После экспедиции, независимо от ее результата, не забудьте выполнить контракт. Может быть, вы много лет работаете вместе? После приобретения контакт с дружелюбным человеком или компанией может быть весом золота. - А если нет? - чаще всего вы чаще не будете получать ответ. Вы также можете найти отказ.
Практически любое событие дает спонсорам возможность рассказать о себе в большей или меньшей степени. Задача организаторов – показать потенциал спонсорских пакетов, отметить их различия.
Искусство ивент-менеджера – сделать любой пакет настолько привлекательным, чтобы спонсор сразу же увидел в нем выгоду для себя. К тому же спонсорские пакеты должны быть хорошо сбалансированы для того, чтобы заинтересовать спонсоров всех уровней.
Другой еще лучше, потому что вы не застряли в неопределенности, но знаете, что вам нужно писать другому человеку. Как видите, процесс может немного обескураживать, но не сдаваться. Однажды вы добьетесь успеха или, по крайней мере, поверьте. Узнайте, как подготовиться к вашему приключению.
Что увеличивает ваши шансы найти спонсора? Фамилия - если вы Мартина Войцеховска, вы стоите в совершенно другом положении, чем когда нет. Это не так много, но даже краткое упоминание о ваших предыдущих проектах полезно. Показывает писателя как человека с опытом, у которого больше шансов сделать что-то необыкновенное, а не потрясающее, которое вышло из ниоткуда. - Поддержка организации - приятно, если вы являетесь членом клуба, который покровительствовает экспедиции. Лучше всего, с традициями и достижениями.
Очень часто важность этих действий недооценивают, и спонсорам предлагают произвольно созданные пакеты. Каждый организатор должен иметь в виду, что от того, насколько правильно будут составлены пакеты, зависит успех или провал переговоров со спонсорами. И последнее, но не менее важное: их стоимость также играет определяющую роль. Присмотритесь к другим подобным мероприятиям: очень часто описания и стоимость спонсорских пакетов можно найти в интернете.
Высококлассные клубы или руководящие круги часто ведут переговоры для очень состоятельных людей при покупке оборудования. - Компании - все более и более открыты для спонсоров путешественников и альпинистов. Исходя из этого, вы решаете отправить запрос им. Если на странице есть вкладка «спонсорство», это признак того, что компания открыта для предложений. - Реальные требования: ни одна компания не даст вам денег в поездке, но может предоставить ваши продукты: обувь, палатка, оборудование, спутниковый телефон, ноутбук, камера и т.д. нечего просить денег, потому что это не сработает.
Ответы на запросы спонсоров. Ошибка: оставлять их без ответа.
Иногда, по абсолютно непонятной причине, организаторы полностью игнорируют предложения от самих спонсоров. Молчание спровоцирует однозначное «не приду» со стороны спонсора. Конечно, ивент-компания может частично или полностью не соглашаться ними, но ответ в любом случае должен быть. И даже отказ нужно сформулировать таким образом, чтобы оставить возможность сотрудничества в будущем.
Даже если вы не получаете что-то бесплатно, вы можете получить твердую скидку. - Меценаты - это, как правило, средства массовой информации, необходимые для получения новостей из экспедиции или публикации вашего возвращения. Нет средств массовой информации не реклама. У предприятия без кого-либо есть ни малейшего шанса убедить кого-либо спонсировать. Получение патрона обычно не является проблемой. Какая горная газета или портал не хотели бы получать бесплатные новости или хорошие новости? Просто отправьте им письмо с информацией о поездке и готовьте.
Между идеей мероприятия и подписанием спонсорского контракта – долгий и сложный путь. Тщательное планирование позволит найти хороших спонсоров и построить с ними длительные взаимовыгодные отношения.
"Просящие и дающие"
Природа денег такова, что их всегда не хватает. Между тем одни бизнес-структуры располагают достаточными финансовыми ресурсами (причем таковых немного), в то время как другие привлекают инвестиции под конкретные акции, проекты, программы, в том числе мероприятия некоммерческого характера с целью повышения узнавания своей торговой марки, формирования позитивного имиджа, привлекательности и значимости фирм-инвесторов. Одним словом, через информирование широкой общественности происходит формирование паблисити и деловой репутации той или иной компании на рынке.
Крупные СМИ всегда страдают от чрезмерного содержания. Мой друг будет более охотно поддерживать постоянного клиента, чем тот, кого он или она видит впервые. Хорошим спонсором будет также компания вашего друга или родственника. Также важно строить отношения с потенциальными спонсорами на фестивалях, слайд-шоу и т.д. событиях. Легче иметь известное имя, то есть мы возвращаемся к сути. Иногда, однако, жизнь долей - это положительные трюки. Когда мы отправились в Юго-Восточную Азию, моя камера разбилась.
Мы разместили блог с просьбой помочь найти спонсора для нового оборудования. И неожиданно один человек позвонил нам, несколько месяцев назад, в Непал. Поэтому иногда помощь приходит от наименее ожидаемой стороны! Каков потенциальный спонсор для выбора предложения?
Если к первой категории относятся так называемые спонсоры, на средства которых проводится мероприятие, то ко второй относятся, как правило, рекламные и PR-агентства, которые являются организаторами (редко заказчиками) специальных эвентов. Последние на профессиональном языке специалистов по маркетинговым коммуникациям называются фандрайзерами, а деятельность по привлечению средств - фандрайзингом.
Профессионализм - написанный на коленном электронном письме, содержащий ошибки и непоследовательную информацию, никто не будет поощрять вас к поддержке. Цель вашего приключения должна быть амбициозной. Если вы планируете отправиться в Монблан, пожалуйста, не забудьте ехать туда каждый год в течение тысяч лет. Компании заполнены письмами от таких тысяч. - Промо-письмо потенциальным спонсорам показывает им, что они могут получить от работы с вами. Картинки для каталогов, реклама в СМИ и во время показа после возвращения, прочный тест на портале путешествий - все это может быть аргументом.
Необходимо отметить, что спортивные соревнования, конкурсы, концерты, фестивали, тематические конференции, отдельные зрелищные акции всегда привлекают внимание СМИ и массовой аудитории зрителей, относятся к эффективным каналам массовой коммуникации. Таким образом, они всегда являются привлекательными с точки зрения рекламы и PR для крупнейших компаний. Ни секрет, например, что рекламное время в электронных СМИ (телевидение, радио) и наружная реклама раскупаются за один-два года до начала чемпионата мира или Европы по футболу, или гонок Формулы -1.
И если для организаторов мероприятия на повестке дня стоит проблема привлечения спонсоров для его финансирования и рекламной поддержки, то для компаний-участников актуален вопрос о своем наиболее эффективном участии в данном мероприятии - получении максимальной пользы для собственного бизнеса.
ИМЯ ТЕБЕ - СПОНСОР
Спонсоринг, как деятельность по инвестированию средств в специальные мероприятия с целью собственной рекламы и PR, и фандрайзинг, как деятельность по их привлечению, по сути, представляют собой две стороны одной медали.
Классификация спонсоров мероприятия:
Титульный спонсор
Генеральный спонсор
Официальный спонсор
Спонсор-участник (отдельные рекламные возможности)
Информационный спонсор
Товарный спонсор
ЧТО ТАКОЕ СНОСОРСКИЙ ПАКЕТ?
Для специалистов по спонсорингу краеугольным камнем проекта является формирование спонсорского пакета.
Структура спонсорского пакета
Титул
Задачи, которые решает спонсорское участие
Описание турнира, место и время проведения и пр.
Целевая аудитория мероприятия
Вопросы для составления спонсорского пакета
Цели привлечения спонсоров.
Целевая аудитория, на которую будет ориентировано мероприятие.
Две основные целевые группы:
Посетители мероприятия
потенциальные спонсоры
Определение минимальной суммы, на которую должны быть привлечены спонсоры
Определение формата мероприятия, на которое привлекаются спонсоры
Расчет собственно затрат на мероприятие (планируемых), которые должны быть окуплены спонсорскими взносами.
Оснащение площадки для мероприятия (щиты под рекламу и пр.)
Планируемая рекламная кампания мероприятия.
Кто планирует рекламную кампанию? Механизм планирования рекламной кампании (в зависимости от размера взноса или как-то еще?).
Технология составления спонсорского пакета (планируемые затраты - составление пакетов - собственно привлечение спонсоров).
Способ расчета затрат на мероприятие.
Технология привлечения спонсоров/работы с потенциальными спонсорами.
Вопросы к заказчику для составления спонсорского пакета:
Цели привлечения спонсоров
(получение прибыли, окупаемость мероприятий, привлечение постоянных спонсоров или под конкретные мероприятия)
Целевая аудитория
Посетители мероприятия
посетители/зрители
потенциальные спонсоры
Минимальная сумма, на которую должны быть привлечены спонсоры.
На какое конкретное мероприятие привлекаются спонсоры (турнир, международные соревнования и т.д.).
Собственно затраты на мероприятие (планируемые), которые должны быть окуплены спонсорскими взносами.
Оформление площадки для мероприятия (щиты под рекламу, возможности размещения наружной и иной рекламы, логотипов спонсоров на форме и пр.)
Предыдущий опыт проведения подобных мероприятий и привлечения спонсоров.
Планируемая рекламная кампания мероприятия (если уже планируется).
ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ ПО ПРИВЛЕЧЕНИЮ СПОНСОРОВ
Мероприятие, под которое привлекаются спонсоры. Четко формулировка + расчет затрат.
Целевая аудитория мероприятия (посетители и др.)
Разработка рекламной кампании (возможно, несколько вариантов) под данную целевую аудиторию: анонсирование мероприятия, реклама на мероприятии, информационная поддержка после мероприятия.
Выделение круга потенциальных спонсоров (фирмы, чей продукт ориентирован на целевую аудиторию)
Составление спонсорских пакетов, расчет стоимости отдельных рекламных возможностей. Выделение различных категорий спонсоров.
Работа с потенциальными спонсорами. Встречи. Корректировка спонсорских пакетов и рекламной кампании. Разработка специальных эвентов в рамках мероприятия и спонсорского пакета для конкретного спонсора.
Работа по привлечению информационных спонсоров (СМИ, ориентированные на ту же целевую аудиторию).
НЕКОТОРЫЕ ПРАВИЛА СПОНСОРИНГА
1. Спонсорский пакет должен быть прозрачным для потенциального покупателя пакета (сколько реально тратится на рекламу, сколько на мероприятие и пр.)
2. Не стоит делать факсовых рассылок, надо помнить об эффективности только личных встреч, на которых целесообразно выдвигать новые предложения непосредственно во время переговоров
3. Спонсору нельзя показать, что от него просто нужно денег, необходимо понимать его рекламные интересы и pr-стратегию в качестве потенциального спонсора
4. Под конкретного спонсора возможно корректировать пакет, предлагать специальные акции, организовывать отдельную рекламную кампанию
5. Как правило, время подготовки мероприятия и продажи спонсорских пакетов - около 1 года
6. Необходимо определить, нужен ли титульный спонсор (фигурирует в названии мероприятия). Понять какие и сколько категорий спонсоров нужно выделить Излишнее количество разных категорий может "отпугнуть" покупателя главного спонсорского пакета.
7. Способ расчета пакета главного (генерального, титульного спонсора) - окупить прямые затраты на мероприятие и рекламную кампанию. По крайней мере, на первом этапе. Дополнительно проданные пакеты, а также отдельные рекламные возможности, предоставленные спонсорам-участникам, формируют прибыль.
9. Если продан главный спонсорский пакет - мероприятие почти наверняка состоится. Если главный пакет не продан - мероприятие под вопросом.
11. С заказчиком на каждом этапе согласуются все подготавливаемые материалы (планируемая рекламная кампания, потенциальные категории спонсоров, корректировка плана мероприятия, дополнительные эвенты, подготавливаемый спонсорский пакет и пр.).
12. Стоимость гонорара агентства, продающего спонсорские пакеты, - вопрос договоренности с заказчиком. 10-15-20% от проданного пакета (в случае работы без другой оплаты только за %) на начальном этапе работы, в дальнейшем при успешной работе - возможно изменение условий в плюс агентству
14. Заранее понять, каких журналистов можно привлечь под мероприятие. Соответствующую информационную поддержку включать в спонсорский пакет
15. Информационные спонсоры. Договоренность: за упоминание их в рекламных материалах - анонсы и реклама мероприятия + информация после мероприятия
16. Спонсорские пакеты на "раскрученные" мероприятия продаются за 3 года вперед
17. Для определения круга потенциальных спонсоров необходимы либо исследования, либо беседа с экспертами (специалистами, работающими в этой индустрии)
18. Должна быть четко сформулирована целевая аудитория мероприятия (посетители и не только) для планирования рекламной кампании и соответственно привлечения спонсоров, возможно, необходимы исследования
19. Привлекательность данной индустрии состоит, помимо прочего, в расширении собственной клиентской базы, собственном pr (в случае регулярной работы на конкретное мероприятие)